Istota i funkcje procesu zarządzania

W nauce organizacji i zarządzania różnie interpretuje się pojęcie „zarządzania”. Definicji tego terminu jest wiele, a on sam utożsamiany bywa z terminem „kierowanie”. W przekładach na język polski literatury anglosaskiej słowo management tłumaczone jest jako „zarządzanie” bądź „kierowanie”. W naszej literaturze te dwa pojęcia oznaczają odmienne procesy i nie są ze sobą utożsamiane, chociaż w praktyce stosuje się je zamien­nie `.

Oba te terminy wywodzą się z pojęcia „sterowanie”. Oznacza ono .,wszelkie celowe oddziaływanie jednego systemu na inny w celu otrzymania takich zmian przebiegu procesu zachodzącego w przedmiocie sterowania lub stanu sterowanego systemu w da­nej chwili, które uważa się za pożądane”. Zadaniem sterowania jest więc stosowanie określonych mechanizmów w celu regulo­wania różnych procesów zachodzących w organizacji (w jakimś systemie) dla zapewnienia celowego jej działania i utrzymania wytyczonego kierunku rozwoju w warunkach zmieniającego się otoczenia, a więc doprowadzenie do „zmiany jednego wyróżnio­nego stanu układu w inny stan wyróżniony, bardziej odpowiada­jący sterującemu”

Sterowanie jest zatem wywieraniem pożądanego wpływu na określone zjawisko. Wobec zasady zachowania masy i energii nie można wpływać na czynniki układu inaczej, jak przez zmianę ich rozmieszczenia w czasie i w przestrzeni, co oznacza zmianę struktury. Można zatem stwierdzić, że sterowanie jest wywoływa­niem pożądanych zmian struktury układu, tj. sieci sprzężeń ele­mentów, które ten układ tworzą.

Pojęcie sterowania odnosi się zarówno do człowieka, zwie­rzęcia, maszyny, jak i systemu (organizacji). Jest ono po prostu działaniem na określony obiekt (układ), mającym na celu zapew­nienie jego zachowania się w pożądany sposób i wyeliminowanie czynników, które to zachowanie zakłócają.

W odniesieniu do ludzi i organizacji stosuje się terminy: kie­rowanie i zarządzanie, przy czym kierowanie odnosi się do ludzi, zaś zarządzanie, do instytucji (organizacji). Tak więc, mówi się o kierowaniu zespołami ludzkimi i zarządzaniu firmą, giełdą, szpitalem, uczelnią itd. Jednakże pojęć tych używa się też za­miennie i mówi się o zarządzaniu personelem i kierowaniu firmą. Termin „kierowanie” oznacza działanie na kogoś lub na coś, aby powodowało ono czyjeś (lub czegoś) zachowanie zgodne z wolą kierującego (celami organizacji). W przedsiębiorstwie kierowanie kojarzy się z bezpośrednim stosunkiem i kontaktem przełożone­go (kierownika) z kierowanym przez niego zespołem lub jego członkami i oznacza odpowiednie oddziaływanie na ludzi (konta­ktowanie się z nimi, przekazywanie im informacji, motywowanie ich do pracy, kontrolowanie osiąganych wyników itp.), aby za­chowywali się zgodnie z wolą kierującego (celami przedsiębior­stwa). Ma ono więc charakter więzi osobistej między przełożo­nym a podwładnym (podwładnymi), a nie tylko więzi organiza­cyjnej czy technologicznej.

 Kierowanie jest  procesem sterowania czynami innych ludzi, koordynowania ich działań i stymulowa­nia wysiłków dla osiągnięcia celów kierownictwa. De­finiuje się je następująco: „Kierowanie jest procesem dobrowolnego lub wymuszonego ograniczania swobo­dy działań ludzi, realizowanym dla osiągnięcia powo­dzenia działania zbiorowego. Istotę tego procesu jest koordynacja zbiorowych wysiłków na pożądanym po­ziomie”

Termin „zarządzanie” odnosi się do działalności gospodarczej prowadzonej na różnych polach (obszarach biznesu), do wyko­nawstwa zadań podjętych przez organizację. Oznacza on prowa­dzenie organizacji (lub jej części) do osiągnięcia ustalonego celu, dzięki odpowiedniemu zorganizowaniu i wykorzystaniu posiada­nych zasobów, w sposób gwarantujący jej powodzenie i utrzy­manie równowagi dynamicznej względem otoczenia. Tak rozumia­ne zarządzanie musi także obejmować kierowanie, gdyż dotyczy ono zarówno zachowania się ludzi, jak i organizacji rozumianej jako system złożony z ludzi, technicznych środków działania, sposobów działania (technologii) i informacji.

W literaturze brak jest uniwersalnej definicji zarządzania. Spo­tyka się różne interpretacje tego terminu. Przykłady tych definicji to:

• “Istotą funkcji zarządzania (…) jest w szczególności formuło­wanie celu działania, planowanie, czyli organizowanie toku czyn­ności, pozyskiwanie i rozmieszczanie potrzebnych zasobów (lu­dzkich i rzeczowych), czyli organizowanie struktur oraz kontrolo­wanie realizacji celów”
• “Zarządzanie to taki rodzaj kierowania, w którym tytuł do wy­wierania wpływu na hierarchię i systemy wartości, interesy i dą­żenia oraz postawy i organizacyjne zachowania kierowanych wy­nika głównie, choć nie wyłącznie, z władania lub z faktu dyspo­nowania przez kierującego zasobami materialno-energetycznymi lub nominalnymi i informacyjnymi o szczególnym znaczeniu dla funkcjonowania i rozwoju organizacji bądź z samego przeświad­czenia kierowanych, że kierujący ma możliwość pozyskiwania tych zasobów
• “Zarządzanie jest swego rodzaju «wędrówką przez chaos»”, konstruowaniem rzeczywistości z dostępnych zarządzającemu elementów: pomysłów, ludzi i relacji między nimi, instytucji for­malno-prawnych, środków materialnych (maszyn, urządzeń, bu­dynków, materiałów, wyrobów gotowych itp.) i pieniężnych, a tak­że praw do dysponowania nimi”.
• Zarządzanie umownie można rozumieć jako szczególny rodzaj kierowania, w którym podstawą oddziaływania na przed­miot kierowania jest sformalizowana, hierarchiczna nadrzęd­ność podmiotu kierowania (władza wynikająca z formalnej hierar­chii)”
• “Proces zarządzania to ciąg działań będących funkcjami pla­nowania, pobudzania, organizowania i kontroli, które uporządko­wane są w określonych układach przebiegów organizacyjnych (zwykle w układach informacyjno-decyzyjnych) i spełniane są przez jednostki zarządzania oraz stanowiska kierownicze”1o.
• “Zarządzanie należy traktować jako formę praktycznej działal­ności związanej z procesem podejmowania decyzji dotyczących jak najlepszego wykorzystania posiadanych zasobów rzeczowych, kapitałowych i ludzkich w celu realizacji założonych zadań, za­pewniających stały rozwój firmy”
• “Zarządzanie to ustawiczny proces tworzenia reguł ładu w da­nym układzie w postaci norm, planów i instrukcji i innych jesz­cze dokumentów. Ze swego założenia mają one być instrumen­tami koordynacji w pozyskiwaniu rzeczowych i osobowych skład­ników działalności, ich rozmieszczaniu i stosowaniu do określo­nych w tej działalności celów” „Zarządzanie – zestaw działań (obejmujący planowanie i po­dejmowanie decyzji, organizowanie, przewodzenie, tj. kierowanie ludźmi i kontrolowanie) skierowanych na zasoby organizacji (lu­dzkie, finansowe, rzeczowe oraz informacyjne) i wykonywanych z zamiarem osiągnięcia celów organizacji w sposób sprawny i skuteczny”’
• „Zarządzanie to proces koordynowania zbiorowych wysiłków ludzi działających w zorganizowanych strukturach dla osiągnięcia założonych celów w oparciu o wyznaczone zadania i przy po­mocy techniki”’
• „Zarządzanie to proces projektowania i utrzymywania w do­brym stanie stosunków z otoczeniem (środowiskiem), w którym jednostki pracujące wspólnie w grupach skutecznie realizują wy­brane cele”
• „Zarządzanie jest to zespół działań lub proces mający na celu koordynację i integrację użytkowania zasobów dla osiągnięcia ce­lu organizacji (wydajności i satysfakcji) poprzez ludzi przy użyciu techniki w zorganizowanych strukturach”
• „Zarządzanie to proces planowania, nadawania mocy i oce­niania starań (wysiłków) zespołów ludzkich pracujących dla wspólnego celu”

Przytoczone definicje traktują zarządzanie dość dowolnie, a niektóre z nich zbyt ogólnie, aby można było na ich podstawie w miarę precyzyjnie określić rodzaje i zakresy działań związa­nych z realizacją procesu zarządzania. Na podstawie ich analizy można stwierdzić, iż

zarządzanie jest działalnością kierowniczą stanowiącą zestaw przemyślanych działań, które polegają na usta­laniu celów organizacji i powodowaniu ich realizacji dzięki skoordynowaniu wysiłków (starań) wszystkich jej uczestników oraz wykorzystaniu posiadanych przez nią zasobów, procesów i informacji w sposób sprawny i skuteczny oraz zgodny ze społeczną racjonalnością działań gospodarczych. Zarządzanie jest wielką sztu­ką pobudzania – przy wykorzystaniu posiadanych środ­ków, technologii i własnych umiejętności – energii i inwencji twórczej wszystkich, którzy przyczyniają się do tworzenia wartości (dóbr, usług, informacji). Ozna­cza ono zatem sterowanie (przy wykorzystaniu stosow­nych technik i informacji) wszystkimi elementami systemu w sposób zintegrowany, aby we wzajemnym powiązaniu i oddziaływaniu przyczyniały się do powodze­nia organizacji, tj. urzeczywistniania jej celów. Odnosi się ono przede wszystkim do ludzi, do organizowania ich pracy i wyposażenia jej w niezbędne środki oraz tworzenia takich warunków i motywacji, aby mogli oni i chcieli w pełni angażować się w swoją pracę i obo­wiązki służbowe.

Tak rozumiane zarządzanie jest kierowaniem w szerszym zna­czeniu, tzn. ludźmi i rzeczami. W praktyce można je utożsamiać z kierowaniem rozumianym jako sterowanie zachowaniami ze­społów ludzkich. Oba te pojęcia (zarządzanie i kierowanie) do­tyczą w rezultacie regulacji zachowań ludzi, której podstawą jest sformalizowana hierarchicznie nadrzędność podmiotu kierowania (władza wynikająca z formalnej hierarchii).

Według Petera F. Druckera, pojęcie zarządzania konstytuują następujące elementy:

1. Zarządzanie dotyczy ludzi – jego celem jest takie współ­działanie wielu podmiotów, które pozwala zneutralizować słabości i maksymalnie wykorzystać talenty oraz silne strony uczestników organizacji.
2. Zarządzanie jest głęboko osadzone w kulturze. Wzorce współdziałania nie są uniwersalne: muszą się odwoływać do wzorców kulturowych. Największe sukcesy odnoszą te kraje, w których zarządzanie odwołuje się do tradycji kulturowych, zaś klęski te, w których zarządzanie jest narzucane wbrew kulturze danego narodu Zarządzanie wymaga prostych i zrozumiałych wartości, celów działania i żądań jednoczących wszystkich uczestników organizacji. Cele powinny prowadzić do emocjonalnego zaangażo­wania w ich realizację.
3. Zarządzanie powinno doprowadzić do tego, by organi­zacja była zdolna do uczenia się, czyli adaptacji do zmiennych warunków oraz stałego doskonalenia się uczestników, czyli na­bywania przez nich nowych umiejętności, wzorców działania.
4. Zarządzanie wymaga komunikowania się umożliwiające­go współdziałanie oraz systemu informacyjnego pozwalającego jednoznacznie ustalić odpowiedzialność jednostki lub zespołu.
5. Zarządzanie wymaga rozbudowanego systemu wska­źników pozwalających stale i wszechstronnie (biorąc pod uwagę ważne dla firmy kryteria) monitorować, oceniać i poprawiać efe­ktywność działania. Zestawy wskaźników finansowych, ekonomi­cznych, społecznych, rynkowych muszą być dostosowane do konkretnej organizacji i konkretnych sytuacji.
6. Zarządzanie musi być jednoznacznie zorientowane na podstawowy i najważniejszy rezultat, jakim jest zadowolony klient. W warunkach konkurencji jest to jedyny sposób na utrzy­manie i zwiększenie udziału w rynku.