W warunkach rosnącej konkurencji oraz zmieniających się warunkach makroekonomicznych zarządzanie jakąkolwiek firmą jest dość trudnym wyzwaniem. W związku z tym specjaliści z tej dziedziny opracowali dla jednostek gospodarczych nowoczesną metodę wspomagającą zarządzanie.
Metoda ta jest spojrzeniem na jednostkę gospodarczą poprzez pryzmat jej strategii. Pomaga właściwie dokumentować, komunikować i mierzyć postępy w realizacji strategii. To narzędzie to opracowana przez Roberta S. Kaplana i Davida P.Nortona – STRATEGICZNA KARTA WYNIKÓW (SKW).
Metoda ta ze względu na swoją przejrzystość i przydatność znajduje coraz większe zastosowanie w praktyce zarówno w przedsiębiorstwach jak i w organizacjach non-profit.
Efektywność firmy postrzegana jest z czterech perspektyw: finansowej, klienta, procesów wewnętrznych oraz rozwoju. SKW daje odpowiedź na pytania, jak trzeba postępować, aby w każdej z tych perspektyw osiągnąć najlepsze wyniki. Pozwala również na skoncentrowanie się na działaniach nie tylko obecnie przynoszących korzyści, ale dających szanse na sukces w przyszłości. Dla każdej z perspektyw należy określić cele, miary realizacji tych celów, wielkości planowane do uzyskania oraz niezbędne działania. Aby metoda działała skutecznie, dla każdej z perspektyw nie powinno być więcej niż 4-5 mierników.
Metoda Strategicznej Karty Wyników nie polega na mierzeniu czy firma i jej pracownicy dobrze wykonują swoje zadania, ale daje możliwość sprawdzania czy wykonywane zadania wspomagają strategię organizacji. W zasadzie każdy system mierzenia wydajności i efektywności motywuje do realizacji zadań. System motywacji stosowany w oparciu o Strategiczną Kartę Wyników motywuje do realizacji celów strategicznych.
Istotnym elementem w Strategicznej Karcie Wyników jest powiązanie perspektyw w logiczny ciąg przyczynowo-skutkowy (tzw. mapę strategiczną). Jest ona przejściem od perspektywy rozwoju, przez doskonalenie procesów wewnętrznych, satysfakcję klienta do lepszych wyników finansowych. Pozwala zarówno na znajdowanie możliwości współpracy pomiędzy poszczególnymi działami i wykorzystywanie efektu synergii, jak i na identyfikowanie luk występujących w systemie. W przypadku problemów, ułatwia identyfikację rzeczywistych przyczyn. W oparciu o taki łańcuch przyczynowo – skutkowy, efektywność działania oceniana jest miernikami finansowymi i niefinansowymi czterech określonych perspektywach. Przez przełożenie celów strategii na Strategiczna Kartę Wyników Organizacji, a potem kolejno na Strategiczną Kartę Wyników Wydziałów/Zespołów oraz na Strategiczną Indywidualną Kartę Wyników Pracownika każdy w organizacji, może w codziennej działalności kontrolować swój wpływ na realizację celów strategicznych i wizję organizacji.
Wdrażanie systemu SKW na wszystkich poziomach – aż do indywidualnego stanowiska pracy, pozwala na dokładne zidentyfikowanie powiązań, których istnienia przy tworzeniu strategii nie można było przewidzieć. Czasami może spowodować to konieczność ponownego przeglądu strategii i jej weryfikacji. Być może okaże się, że organizacja powinna dokonać zmian i restrukturyzacji, a Strategiczna Karta Wyników będzie w tym procesie bardzo pomocna.
Strategiczna Karta Wyników:
- pozwala na koncentrowanie wysiłków, zasobów i środków precyzyjnie na realizacji celów strategicznych
- pomaga w informowaniu zarządu i pracowników o efektach działania
- pomaga w określeniu czynników determinujących realizację misji i celów strategicznych
- jest elementem integrującym działania wszystkich wydziałów.
Wdrożenie i późniejsze zarządzanie przez SKW wymaga od kadry menedżerskiej wielu informacji zgromadzonych w jednym miejscu dodatkowo umożliwiającym sporządzenie raportów i analiz. Kaplan i Norton zwracają uwagę na wykorzystanie przy wdrożeniu i zarządzaniu przez SKW odpowiedniego systemu informatycznego zapewniającego łatwy i szybki dostęp do informacji. Ponadto system ten powinien umożliwiać automatyczne raportowanie oraz analizowanie wskaźników i mierników w poszczególnych perspektywach i całej mapie strategicznej. Na polskim rynku dostępne jest oprogramowanie wspomagające zarządzanie przez SKW. Znaczna większość tych systemów jest przeznaczona dla dużych przedsiębiorstw i organizacji. Cechą charakterystyczną tego typu systemów jest to, że przechowują one mierniki, raportują i analizują zmienne wartości oraz graficznie przedstawiają wyniki. Wymagają one jednak indywidualnego dostosowania do potrzeb konkretnego użytkownika ze względu na specyfikę jego działalności.
Dla średniego przedsiębiorstwa barierą może okazać się również dość wysoka cena licencji i wdrożenia systemu. Na przeciw potrzebom rynku wyszło poznańskie przedsiębiorstwo Varico®. Firma wdrażając SKW do własnego systemu zarządzania stworzyła system informatyczny VARICO STRATEGUS, który to powstał na potrzeby średniego przedsiębiorstwa. Technologia, w której powstała aplikacja zapewnia szybkie i proste dostosowanie jej do potrzeb dowolnego przedsiębiorstwa. Aplikacja działa przy wykorzystaniu przeglądarek stron WWW zapewniając w ten sposób łatwy dostęp do zgromadzonych danych wszystkim użytkownikom systemu przez całą dobę. Dane prezentowane są w postaci dynamicznych stron html zawierających tabelaryczne i graficzne zestawienia oraz raporty. Dostęp do informacji jest różny dla pracowników na różnych stanowiskach. Definiowane hasła dostępu zapewniają dostęp właściwych osób do odpowiednich informacji. Szybki przepływ informacji jest dzisiaj wręcz niezbędny do osiągnięcia sukcesu. Efektywne zarządzanie firmą bez odpowiednich narzędzi stało się w dzisiejszych czasach niemożliwe. Systemy informatyczne wspomagające zarządzanie zapewniają dostęp do informacji w zasadzie na każdym wyposażonym w komputer stanowisku pracy.
Joanna Gronowska
Nie zgadzam się z tłumaczeniem logiki stojącej za koncepcją wdrażania strategicznej karty wyników. Autorka pisze, że „Efektywność firmy postrzegana jest z czterech perspektyw: finansowej, klienta, procesów wewnętrznych oraz rozwoju. SKW daje odpowiedź na pytania, jak trzeba postępować, aby w każdej z tych perspektyw osiągnąć najlepsze wyniki.” Jest to nieporozumienie. Logika SKW (tak ją również wykłada Kaplan i Norton) jasno hierarchizuje podstawowe cele dla przedsiębiorstwa: są to cele finansowe. Można się z tym zgadzać lub nie, ale poza nielicznymi wyjątkami to właśnie one stanowią sens prowadzenia działalności gospodarczej. Stąd też w metodologii tworzenia SKW, w pierwszej kolejności buduje się zestaw celów finansowych i dopiero później określa cele w pozostałych trzech perspektywach, jednakże tylko takie, które pośrednio lub bezpośrednio wspierają osiąganie założonych celów finansowych. Najpierw w perspektywie klienta, bo to one wspierają bezpośrednio realizację celów finansowych, później w perspektywie procesów wewnętrznych, bo ich sprawność ma bezpośrednie przełożenie na „zadowolenie” klienta, ale również może wprost wpływać na wyniki finansowe (np. efektywność wykorzystania zasobów). Na końcu zaś w perspektywie wzrostu i doskonalenia. NIGDY nie buduje się zestawu celów i mierników w każdej z perspektyw z osobna (poza oczywiście perspektywą finansową) i nie bada stopnia realizacji w oderwaniu od innych. Nie jest również celem wdrażania SKW osiąganie najlepszych wyników w ramach celów w każdej z perspektyw. Celem natomiast jest osiąganie takich wyników w każdej z perspektyw, które w najsilniejszy sposób wspierają realizację celów w perspektywie finansowej.
To jest drobna różnica, natomiast stanowi ABSOLUTNĄ przewagę i sens SKW. Niezrozumienie tej różnicy może doprowadzić do stanu, że SKW stanie się narzędziem realizującym „analizę wskaźnikową” przedsiębiorstwa w różnych obszarach, a nie będzie narzędziem i systemem zarządzania firmą w taki sposób, który najlepiej przyczynia się do realizacji przyjętych założeń strategicznych.
Ciekawy artykuł z dość jasno wyłożonym przesłaniem. Zgadzam się, że na rynku nie ma obecnie czegoś co konkurowałoby ze SKW. Oczywiście pan Maciej Barcz też ma rację niemniej wydaje mi się, że Autorce artykułu chodziło o wskazanie że SKW może spełnić swą funkcje wtedy jeśli jest dobra strategia firmy. Nie może jej więc zastąpić. Na nic zdadzą się zatem próby wdrażania SKW, jeśli takich dobrych strategii, głównie rynkowych i marketingowych dana firma nie ma. Być może ta myśl zbyt słabo została wyeksponowana nie mniej artykuł uważam za bardzo interesujący.