Na przestrzeni ostatnich lat zasięg funkcjonalności systemów klasy ERP/ERM wraz z wymaganiami stawianymi przez użytkowników ulega stałemu poszerzeniu. Wzrost zasięgu funkcjonalności tych systemów związany jest z rozszerzeniem dotychczas wspieranych procesów biznesowych w ramach konceptu ERP co przekłada się w prosty sposób na udostępnienie użytkownikom nowych narzędzi potrzebnych w codziennej pracy.
Jednym z obszarów, o który poszerzany jest zakres oferowanej funkcjonalności systemów klasy ERP/ERM jest sfera działalności przedsiębiorstw określana mianem Front Office.
Istnieje szereg definicji opisujących Front Office, które wiązane są również z innymi nazwami – tj. CIS (Customer Interaction Software), lub CRM (Customer Relations Management). Wszystkie te określenia odnoszą się do jednej kwestii i mają realizować jeden cel – wsparcie klienta w następujących obszarach jego działalności:
Sprzedaż i Marketing
– Wsparcie Kampanii Marketingowych
– Encyklopedie Marketingowe
– Historia Sprzedaży
– Zarządzanie Sposobnościami
– Konfigurator Sprzedaży
– System Generowania Propozycji
– Telemarketing – Telesprzedaż
– System Prezentacji Multimedialnej
Obsługa Klienta
– Help Desk (Wewnętrzny i Zewnętrzny)
– Call Center
– Historia Usterek i Jakości Produktów
– Obsługa Kontraktów
Działania Terenowe i Logistyka
– Operacje Terenowe
– Centra Napraw
– Logistyka Części Zamiennych
Istotą wszystkich komponentów wchodzących w skład Front Office jest to, że ich funkcjonalność adresowana jest do obszarów, w których przedsiębiorstwa mogą osiągać przewagę konkurencyjną przez wdrażanie innowacyjnych strategii i zdecydowane realizowanie swych założeń.
IFS Front Office jest inicjatywą firmy IFS, która uwzględnia potrzeby swych Klientów w ramach nowej funkcjonalności IFS Applications. W chwili obecnej IFS w zdecydowany sposób podejmuje działania w sferze najważniejszych zagadnień tej szerokiej dziedziny.
Rys.1 Rola Konfiguratora Sprzedaży w ramach IFS Applications
Pierwszy istotny krok podjęto na początku roku 1998, kiedy podpisana została umowa o współpracy pomiędzy IFS AB oraz amerykańską firmą Exactium Inc. Na mocy porozumienia podjęto działania mające na celu włączenie Konfiguratora Sprzedaży wraz z Systemem Generowania Propozycji, Systemu Prezentacji Multimedialnej oraz Encyklopedii Marketingowej firmy Exactium w poczet standardowych rozwiązań oferowanych na rynku w ramach systemu IFS Applications.
Ponadto w końcu ub. roku podpisano porozumienie z firmą DIAMO AB, która podjęła współpracę z IFS w ramach włączenia do IFS Applications rozwiązań wspierających kampanie marketingowe, archiwizację działań na rzecz sprzedaży oraz System Zarządzania Sposobnościami (Opportunity Management).
Nawiązana współpraca wyraźnie podkreśla fakt dążenia IFS do dostarczania swoim Klientom najnowocześniejszych narzędzi o szerokiej funkcjonalności. W konsekwencji IFS oferuje na rynku pełne rozwiązanie wspierające realizowanie zadań na rzecz sprzedaży i marketingu, obsługi klienta, działań terenowych i logistyki.
2. Konfigurator Sprzedaży w ramach IFS Applications 99.
Jednym z nowych modułów oferowanych jako element IFS Applications jest IFS/Konfigurator Sprzedaży. Moduł wykorzystywany jest przez handlowców i personel techniczny w celu zapewnienia możliwie najwłaściwszej realizacji procesu produkcji/montażu na zamówienie. Jest on zaprojektowany tak, by spełniać specyficzne wymagania klienta ze zdefiniowanymi wcześniej regułami jakimi opisującymi oferowany produkt.
Narzędzie to jest ważne nie tylko dla przedsiębiorstw konfigurujących produkt pod stosowne zamówienie klienta, ale również dla firm stosujących złożony proces wyceny produktu.
2.1 Budowa
IFS/Konfigurator Sprzedaży zbudowany jest z trzech zasadniczych elementów -Systemu Konfiguracji Produktu, Systemu Generowania Propozycji (PGS) oraz Encyklopedii Marketingowej (MES).
Konfigurator składa się z dwóch części:
- roboczej, w której użytkownik buduje strukturę konfigurowanego produktu, określa jego elementy i opisuje powiązania funkcjonujące pomiędzy nimi. Tutaj definiuje się wszystkie opcje i warianty, jakie będą udostępniany klientowi. Produkt wiązany tam jest także z odpowiednią strukturą cenową i upustami. Użytkownik może tworzyć strukturę produktów oraz właściwe powiązania dzięki odpowiednim kreatorom co niewątpliwie ułatwia i usprawnia jego pracę;
- profesjonalnej, którą użytkownik wykorzystuje bezpośrednio podczas pracy z klientem. Właśnie za pomocą tych narzędzi handlowcy konfigurują produkt dla klienta (off-line bądź on-line przez łącze internetowe) według zdefiniowanych uprzednio reguł. Aby wspomagać proces wyboru właściwej opcji oraz samą decyzję związaną z zakupem oferowanego produktu, użytkownik posługuje się dwoma połączonymi z konfiguratorem systemami – generowania propozycji oraz encyklopedią marketingową.
Encyklopedia marketingowa to literatura sprzedaży zawierająca wszelkie dodatkowe informacje na temat produktu, które mogą być wykorzystywane podczas procesu sprzedaży – czyli zdjęcia produktu, filmy, schematy, rysunki CAD/CAM, opisy techniczne i inne teksty, które mogą przyjąć postać elektroniczną. Obiekty te mogą być prezentowane klientowi lub umieszczane w dokumencie propozycji handlowej.
System Generowania Propozycji jest narzędziem umożliwiającym tworzenie dokumentów w formacie html (dostępnych za pomocą przeglądarek internetowych), ofert zawierających wszelkie informacje, niezbędne dla klienta, po to aby mógł podjąć decyzję o zakupie. Do informacji tych niewątpliwie należą – opis produktu, jego parametry techniczne, metody funkcjonowania, wszelkie informacje związane z finansowaniem zakupu (ceny, upusty, warunki płatności), warunki dostaw, obsługi gwarancyjnej itp. Informacje te połączone mogą być z elementami Encyklopedii Marketingowej i łączone w dokumencie propozycji. Ważną cechą tego produktu jest fakt, że elementy oferty (propozycji) zmieniają się dynamicznie w miarę zmiany konfiguracji produktu. Tak więc przedstawiona propozycja będzie zawsze adekwatna do konfiguracji produktu. Jest to możliwe dzięki regułom określonym w konfiguratorze.
2.2 Korzyści płynące z wykorzystania modułu IFS/Konfigurator Sprzedaży.
a) Korzyści uzyskiwane w ramach Systemu Konfiguracji Produktu
– Umożliwia użytkownikom sprawne tworzenie właściwej konfiguracji produktu stosując prostą technikę drag-and-drop lub metodę”pytań prowadzących” – co w efekcie pozwala uzyskać skrócony cykl sprzedaży, większe zamówienia, zredukowane koszty.
b) Korzyści uzyskiwane w ramach Systemu Generowania Propozycji
– pozwala stworzyć propozycję handlową w ciągu kilku minut; dokumenty te są dynamicznie generowane w postaci plików html – złożone kalkulacje cenowe przeprowadzana są dynamicznie w miarę konfigurowania produktu, co w efekcie pozwala uzyskać oprócz skróconego cyklu sprzedaży i zredukowanych kosztów – zwiększoną komunikację pomiędzy działem handlowym i projektowym lub produkcyjnym przedsiębiorstwa.
c) Korzyści uzyskiwane w ramach wykorzystania Encyklopedii Marketingowej
– umożliwia użytkownikowi połączenie oferowanej konfiguracji produktu z dodatkowymi informacjami w wielu różnych formach – co pozwala osiągnąć oprócz skróconego cyklu sprzedaży – zwiększoną dokładność i jakość oferty składanej klientowi.
2.3 Projekty referencyjne Konfiguratora Sprzedaży
– ACER Inc. – producent sprzętu komputerowego.
– GUZZLER Manufacturing Inc. – część Federal Signal Corp. lider w dziedzinie produkcji przemysłowych urządzeń próżniowych.
– Emergency One (E-One) – światowy lider w dziedzinie produkcji wozów strażackich.
– TIMBERJACK – największy na świecie producent maszyn dla przemysłu leśnego.
– Johnson Pompen B.V. – jeden z największych producentów urządzeń pompujących.
Kamil Stawicki