Operatywny system informacji

Rate this post

Operatywny system informacji służy do bezpośredniego za­rządzania potencjałem firmy (kadrowym, produkcyjnym, technicznym, finansowym itp.) zgodnie z potrzebami wynikającymi ze współpracy z otoczeniem jej działania. Zawiera on odpo­wiednie informacje, które mają wpływ na efektywność jej funkcjo­nowania jako całości, a więc na wszystkie jej dziedziny i wystę­pujące między nimi powiązania.

Informacje te, zwane wewnętrznymi (zakładowymi), dotyczą celów przedsiębiorstwa, jego rozwoju, struktury organizacyjnej, podziału pracy, danych technicznych, zużycia materiałów, logistyki ich przepływu, komunikacji wewnętrznej i wielu innych szczegó­łowych procesów i zjawisk. Właściwe ich sprecyzowanie i wyko­rzystanie należy do najważniejszych zadań zarządzania. Jest to szczególnie ważne w firmach, które mają kilka współpracujących ze sobą systemów zarządzania, wobec czego potrzebna jest or­ganizacja ich współdziałania. Niedokładne informacje w jednym systemie mogą spowodować poważne skutki w działaniu całego zintegrowanego systemu. Dlatego też kierownictwo firmy powinno dokładnie zaprojektować system sterowania podstawową działal­nością firmy i kanały przepływu informacji. Stanowi to zasadniczy warunek niezawodności jej funkcjonowania, rozumianej jako względnie trwała zdolność do wykonywania wyznaczonych funkcji i zadań.

Każde przedsiębiorstwo składa się z dwóch podsystemów ­sterującego i sterowanego – wzajemnie związanych informacją. Informacja jest tworzona przez podsystem sterujący (kierownic­two) i realizujący proces zarządzania, a następnie przekazywana w postaci decyzji do wykonania podsystemowi sterowanemu.

Oczywiście, informacje są także generowane przez system wykonawczy, ale nie mają one mocy obowiązującej i mogą (po­winny) spełniać jedynie rolę inspirującą w procesie przygotowania decyzji. Dobra decyzja powinna naturalnie te informacje uwzględ­niać i być ich pochodną.

Informacje wewnętrzne nie mają jednorodnego charakteru, co sprawia. że trudno je uczynić obszarem specjalizacji eksperta względnie systemu. Systemy informacyjne wrastają bowiem w procesy, struktury i sposoby działania każdej organizacji, a złożona technika informacyjna staje się coraz bardziej narzę­dziem optymalnego kształtowania wszelkich procesów (wytwarza­nia. planowania, kontrolowania itp.), struktur (organizacyjnych) i funkcji. Zarówno kierownictwo, jak i poszczególne komórki organizacyjne mają swoje potrzeby informacyjne, często wyspe­cjalizowane. Wiele zadań informacyjnych menedżerów przejmują bazy danych i sieci informacyjne, zapewniające dane wielostron­ne i szczegółowe, służące do wielu celów i przydatne na róż­nych stanowiskach i szczeblach zarządzania. Utrudnia to przypi­sywanie konkretnym stanowiskom konkretnych informacji i skła­nia do budowy systemu informacji bardziej uniwersalnego o bo­gatszym zasobie informacji, z którego menedżerowie sami doko­nują wyboru informacji przy uwzględnieniu ich rangi dla decyzji.

Stosowanie nowoczesnej techniki informacyjnej (infor­matyki) znakomicie poprawia jakość operatywnego sy­stemu informacji. Następuje skrócenie dróg przepływu informacji, rośnie szybkość ich przetwarzania, zwiększa się możliwość rozwiązywania kompleksowych (zalgorytmizowanych) zadań o dużej pracochłonności, co znakomicie ułatwia wymianę informacji, wewnętrzne komunikowanie się i przebieg pracy, a także sterowa­nie wszystkimi rodzajami działalności firmy i ich koor­dynację wewnętrzną.

Nie oznacza to jednak, że zinformatyzowany system informacji zapewnia również właściwy ich przepływ między kierownictwem a pracownikami. Przeciwnie, najczęściej ten proces zubaża, de­personifikuje i utrudnia tworzenie partnerskich stosunków w przedsiębiorstwie, gdyż kontakt z przełożonym jest często za­stępowany przez kontakt z komputerem czy innym środkiem ko­munikacji (np. fax, tablica informacyjna, biuletyn).

Dla tworzenia partnerskich stosunków w przedsiębiorstwie i klimatu wzajemnego zaufania oraz poszanowania, a także zro­zumienia dla podejmowanych przedsięwzięć konieczne są także bezpośrednie kontakty menedżerów z pracownikami, bezpośred­nia wymiana informacji i stworzenie informacyjnego sprzężenia zwrotnego między nimi. Oznacza to, że potrzebne są różne for­my przekazywania informacji, zarówno za pomocą środków no­woczesnej techniki, jak i w sposób otwarty, prosty, bez pośred­nictwa komputera.

[za miesiąc przedostatnia część tej pracy magisterskiej]