Elementem koniecznym do objęcia informacji tajemnicą przedsiębiorstwa jest podjęcie przez przedsiębiorcę niezbędnych działań w celu zachowania ich poufności.[1] Osobie, która wbrew ciążącemu na niej obowiązkowi w stosunku do przedsiębiorcy, ujawniła innej osobie lub wykorzystała we własnej działalności gospodarczej informację stanowiącą tajemnicę przedsiębiorstwa, jeżeli wyrządziła przez to poważną szkodę przedsiębiorcy, może zostać ukarana ograniczeniem albo pozbawieniem wolności do lat 2.[2] Tej samej karze podlega każdy, kto uzyskawszy bezprawnie informację stanowiącą tajemnicę przedsiębiorstwa, ujawnił ją innej osobie lub wykorzystał we własnej działalności gospodarczej. Ściganie następuje na wniosek pokrzywdzonego.
Sferą tajemnicy można objąć jedynie takie informacje, które są znane jedynie poszczególnym osobom lub określonej grupie osób. Obszar ten nie może się więc rozciągać na informacje powszechnie znane lub te, o których treści każdy zainteresowany może się legalnie dowiedzieć. Należy przy tym pamiętać, iż informacja nie traci swego tajnego charakteru także wówczas, gdy wie o niej określona grupa osób nieuprawnionych do tajemnicy przedsiębiorstwa, ale zobowiązana do przestrzegania dyskrecji (np. pracownicy zatrudniani przez przedsiębiorcę, kontrahenci przedsiębiorcy).
Podsumowując, ze względu na konieczność ochrony interesów państwa oraz respektowanie interesów osób fizycznych i przedsiębiorstw, polski system prawny chroni wiele informacji. Jednak skuteczność ochrony baz informacyjnych zależy od wdrożenia kompleksowego systemu rozwiązań organizacyjno – prawnych w każdej organizacji.
Istnienie sfery tajemnicy jest uzależnione od podjęcia przez przedsiębiorcę określonych działań zmierzających do zachowania poufności objętych nią danych. Działania te mają zapewnić osiągnięcie takiego stanu, w którym osoby trzecie chcąc zapoznać się z treścią informacji, muszą doprowadzić do wyeliminowania przyjętych przez przedsiębiorcę mechanizmów zabezpieczających przed niekontrolowanym wypływem danych. Prawo do tajemnicy przedsiębiorstwa jawi się jako prawo majątkowe, bezwzględne, niewyłączne, częściowo niesamoistne i przenaszalne. Osobą uprawnioną do tak pojętego prawa jest przedsiębiorca, którego nie należy traktować jednoznacznie z podmiotem gospodarczym. Ochronę prawa do tajemnicy przedsiębiorstwa przyznaną przedsiębiorcy przepisami cytowanej ustawy trzeba uznać za szczególną, dotyczącą jedynie czynów nieuczciwej konkurencji. W pozostałym zakresie uprawniony może korzystać z środków ochrony przyznanej na zasadach ogólnych. W praktyce zarządzania skuteczna ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa powinna opierać się na następujących działaniach:
- kontrahenci – zabezpieczenia kontraktowe,
- klienci on – line– zabezpieczenia informatyczne,
- pracownicy – wewnętrzne procedury w zakresie bezpieczeństwa,
- osoby trzecie – przepisy kodeksu karnego.
Tajemnica przedsiębiorstwa jest istotnym elementem ochrony informacji poufnych, które są znane tylko określonym osobom lub grupie osób. Aby utrzymać tajemnicę przedsiębiorstwa, przedsiębiorca musi podjąć odpowiednie działania mające na celu zachowanie poufności tych informacji. Naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi, w tym ograniczeniem albo pozbawieniem wolności dla osoby odpowiedzialnej za naruszenie.
W ramach ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa, informacje objęte nią nie mogą być powszechnie znane ani dostępne publicznie. Wiedza o takich informacjach musi być ograniczona do osób uprawnionych, takich jak pracownicy zatrudnieni przez przedsiębiorcę czy kontrahenci. Nawet jeśli grupa osób nieuprawnionych do tajemnicy przedsiębiorstwa dowiaduje się o takich informacjach, ale jest zobowiązana do zachowania dyskrecji, to informacje wciąż zachowują charakter tajemnicy.
Podsumowując, polski system prawny zapewnia ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa jako środka ochrony interesów państwa oraz osób fizycznych i przedsiębiorstw. Efektywność ochrony danych poufnych zależy jednak od wdrożenia kompleksowego systemu rozwiązań organizacyjno-prawnych w każdej organizacji.
Ważne jest, aby przedsiębiorca podejmował działania mające na celu utrzymanie poufności informacji objętych tajemnicą przedsiębiorstwa. Mechanizmy te mają na celu zapewnienie, że osoby trzecie, które chcą uzyskać dostęp do tych informacji, będą musiały pokonać przyjęte przez przedsiębiorcę zabezpieczenia. Prawo do tajemnicy przedsiębiorstwa jest uważane za prawo majątkowe, bezwzględne, niewyłączne, częściowo niesamoistne i przenaszalne. Osobą uprawnioną do tego prawa jest przedsiębiorca, a niekoniecznie związana z nim jednostka gospodarcza. Ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa, przewidziana przez ustawę, dotyczy przede wszystkim czynów nieuczciwej konkurencji, ale w innych aspektach przedsiębiorca może korzystać z ogólnych środków ochrony. W praktyce zarządzania skuteczną ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa należy opierać na odpowiednich działaniach, takich jak zabezpieczenia kontraktowe w stosunku do kontrahentów, zabezpieczenia informatyczne w przypadku klientów online, wewnętrzne procedury bezpieczeństwa dla pracowników oraz przepisy kodeksu karnego wobec osób trzecich.
Zapewnienie ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa jest ważne dla zachowania konkurencyjności, innowacyjności i wartości przedsiębiorstwa.
[1] art. 11 ust. 4 Ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji
[2] J. Borowicz, Przestrzeganie tajemnicy pracodawcy a inne pracownicze obowiązki przestrzegania tajemnicy – zagadnienia pojęciowe, „Praca i Zabezpieczenie Społeczne” 1998, nr 10
Taki rozkład informacji nazywa się odwróconą piramidą informacyjną. Oznacza on, że piramida informacyjna, charakteryzująca gęstość, szczegółowość i zakres informacji zajmuje odwrotną pozycję wobec piramidy strukturalnej charakteryzującej obowiązki, uprawnienia i odpowiedzialności.
Obarczeni mniejszym ryzykiem mogą kształtować strategiczną przyszłość przedsiębiorstwa i interakcje z otoczeniem.