Wdrażany system informatyczny odzwierciedla procesy biznesowe firmy. Dlatego też, przeprowadzając informatyzację konieczne jest na początku rozpoznanie i zdefiniowanie tych procesów. Należy z bliska przyjrzeć się jak działa firma i odnaleźć wszystkie nieefektywne mechanizmy, które wymagają usprawnienia. Jest to zadanie dla osoby znającej zasady funkcjonowania przedsiębiorstw, potrafiącej spojrzeć na firmę z szerokiej perspektywy i właściwie zdefiniować istniejące problemy. Prowadzenie konsultacji ze specjalistami z dziedziny informatyki jest tu nieodzownie, jednak decyzje nie powinny być podejmowane tylko i wyłącznie na podstawie ich wiedzy [25]. Wymagane jest tu połączenie spojrzenia menadżera i informatyka. Tylko wtedy można otrzymać efektywne rozwiązanie. System informatyczny musi być dopasowany do firmy, a nie odwrotnie.
- Założenia
Tu następuje szczegółowa charakterystyka przedsiębiorstwa, rozpoznanie procesów biznesowych, zdefiniowanie problemów i propozycje dotyczące zakresów i miejsc zastosowania systemu informatycznego. Kluczowym czynnikiem decydującym o tym jak długo będzie trwała analiza i wdrażanie systemu jest dojrzałość procesów biznesowych w firmie [29]. Dojrzały proces biznesowy spełnia co najmniej dwa warunki: jest dobrze zdefiniowany oraz w wyniku wielokrotnego wykonywania został udoskonalony tak, by był jak najbardziej efektywny. Często zdarzają się firmy, w których procesy biznesowych nie uzyskały jeszcze dojrzałości.[1] Projektowanie i wdrażanie systemu informatycznego w takich przedsiębiorstwach jest trudne i może trwać długo. Według generalnej zasady, że to system informatyczny musi się dostosować do firmy, a nie odwrotnie, w takich przypadkach założenia, projekt, a nawet już wdrożone rozwiązania często ulegają zmianom dopóki nie nastąpi stabilizacja tych procesów.
- Inicjowanie projektu
Na tym etapie następuje przygotowanie planu określającego to jak będzie przebiegała realizacja poszczególnych zadań.
Definiowany jest także zakres projektu dotyczący tego jakie funkcje będzie realizować system informatyczny. Jest to ściśle związane z przyjętymi wcześniej założeniami. Na tej podstawie następuje pozyskiwanie wymagań i określana jest specyfikacja systemu informatycznego. Jest to jeden z ważniejszych i trudniejszych etapów. Pozyskanie wymagań i stopień zrozumienia systemu zależy od stopnia zrozumienia procesów biznesowych w firmie i zależności występujących pomiędzy jej poszczególnymi elementami.
Tu następuje także wstępne zatwierdzenie budżetu i określenie zasobów, które muszą być dostarczane przez klienta w trakcie realizacji projektu.
- Struktura systemu
Na podstawie specyfikacji określane są poszczególne elementy i rozwiązania z jakich będzie składał się system informatyczny. Wybierany jest sprzęt komputerowy, system operacyjny, oprogramowanie i narzędzia projektowe. Następuje określenie interfejsu i sposobu komunikacji systemu z użytkownikiem.
Zanim rozpoczęta zostanie budowa systemu informatycznego od podstaw, należy najpierw zbadać czy na rynku nie istnieją już gotowe rozwiązania. Takie, które odpowiadają stawianym wymaganiom lub będą odpowiadać po drobnych modyfikacjach oraz czy dokonanie tych modyfikacji jest możliwe[2].
Procesy biznesowe większych, dojrzałych przedsiębiorstw, o zbliżonych strukturach organizacyjnych i działających w tych samych sektorach rynku, są w dużym stopniu ujednolicone. W związku z tym można tu zastosować już istniejące rozwiązania, które będą odpowiadać stawianym wymaganiom. W innej sytuacji są małe firmy, które nie mają tak ujednoliconych mechanizmów funkcjonowania. Nie potrzebują i nie stać je na tak rozbudowane i drogie rozwiązania. Tu zazwyczaj od podstaw tworzy się małe aplikacje dopasowane do przedsiębiorstwa albo wykorzystuje i modyfikuje te już istniejące, zbliżone swoją funkcjonalnością do stawianych wymagań.
Wybór odpowiedniego sprzętu, oprogramowania i rozwiązań jest tu niezwykle ważny. Będzie to miało w przyszłości wpływ na wiele kluczowych dla firmy zagadnień. Takich jak koszty utrzymania i konserwacji systemu, stopień kontroli nad systemem, a także nawet na bezpieczeństwo i autonomię firmy.
Ważny jest też komfort użytkowania. Łatwy i naturalny w obsłudze interfejs użytkownika skraca czas i koszty szkolenia pracowników. Wykorzystując ich wcześniej nabyte doświadczenie i nawyki można szybko uzyskać maksymalną wydajność pracy.
Rynek często wymusza dokonywanie zmian w oprogramowaniu. Powodem mogą być zmiany w przepisach prawnych, rozwój firmy lub inne czynniki.
Dlatego ważne jest dla firmy by nie była zależna tylko od jednego dostawcy oferującego usługi związane z zastosowanym rozwiązaniem. Aby możliwy był wybór najbardziej konkurencyjnej oferty dotyczącej konserwacji i dalszej modernizacji systemu. Pierwotny dostawca może wypaść z rynku lub korzystając z posiadanej wyłączności może nieadekwatnie podnosić ceny swoich usług lub obniżać ich jakość. Należy się przed tym bezwzględnie zabezpieczyć.
Ważna jest też zgodność z powszechnymi, ogólno dostępnymi standardami oraz skalowalność[3] systemu. Firma rozwija się, zaś jej otoczenie ulega dynamicznym zmianom. Posiadanie dojrzałych procesów biznesowych nie oznacza ich stałości. Zastosowanie systemu informatycznego powoduje dalszą zmianę już wcześniej ustalonych mechanizmów działania oraz pojawienie się nowych. Uwzględnienie tych zmian w systemie nie powinno nastręczać dużych trudności.
- Studia wykonywalności
Tu określana jest techniczna wykonywalność projektu. Jakie środki i zasoby są niezbędne do jego realizacji. Jakie istnieją opcje wykonania systemu. Szacowany jest koszt wytworzenia i okres zwrotu kosztów z inwestycji. Określany jest najkrótszy czas potrzebny na realizację projektu.
Na tym etapie rozważane jest także zapotrzebowanie rynku na planowany system. Czy będzie to jednorazowa implementacja, czy też wręcz przeciwnie, będzie wykorzystywana w wielu przedsiębiorstwach. W przypadku szerszego zapotrzebowania możliwa jest współpraca zainteresowanych firm przy tworzeniu rozwiązania i wspólne uczestniczenie w kosztach. Daje to nie tylko bieżące korzyści, ale także pozwala w przyszłości znacznie obniżyć nakłady na modernizację i utrzymanie systemu.
- Otoczenie projektu
Na tym etapie następuje scharakteryzowanie i ścisłe zdefiniowanie otoczenia w jakim będzie tworzony system informatyczny. Ważne jest by poszczególne elementy tego otoczenia mogły bezproblemowo współpracować i koeg- zystować ze sobą.
Otoczenie projektu:
- Narzędzia informatyczne
Narzędzia do tworzenia aplikacji. Dobór powinien być uzależniony od charakteru projektu oraz od specjalistów, którzy są do dyspozycji.
- Środowisko techniczne
Na ile sprzęt już funkcjonujący w danej organizacji może być dalej wykorzystany.
- Środowisko wytwórcze
Jeżeli system jest tworzony wewnątrz firmy należy określić wpływ środowiska wytwórczego na funkcjonowanie przedsiębiorstwa i tak zorganizować prace by oba środowiska nie zakłócały się wzajemnie.
Jeżeli system jest tworzony na zewnątrz firmy to nie ma problemu, gdyż nie będzie to miało żadnego wpływu na jej działanie.
- Środowisko projektu
Jest to środowisko wytwórcze oraz pracownicy firmy dostarczający danych niezbędnych w procesie tworzenia i wdrażania systemu.
- Środowisko biznesowe
Kierownictwo firmy. Dyrektorzy i menadżerowie. Inicjatorzy prac wdrożeniowych w przedsiębiorstwie. Główne organy decyzyjne.
- Środowisko zewnętrzne
Otoczenie zewnętrzne firmy. Jej kontrahenci i klienci.
- Zespół projektowy
Tu następuje ostateczne sformowanie zespołu projektowego, który będzie dalej realizował proces informatyzacji.
Skład zespołu:
- Kierownik
Powinien posiadać umiejętność projektowania koncepcyjnego i tworzenia rozwiązań strategicznych elementów systemu. Powinien doskonale znać ostateczny cel do którego dąży projekt. Jednak nie musi się znać na szczegółach.
- Organizator
Potrafi przekładać koncepcje kierownika na konkretne rozwiązania.
- Koordynator
Powinien posiadać dobre kontakty z członkami zespołu. Jego zadaniem jest podział pracy i pilnowanie terminów.
- Członkowie zespołu
Osoby znające się na szczegółach i potrafiące współpracować w zespole. Dobrane tak by praca mogła przebiegać bez żadnych konfliktów personalnych.
W przypadku małego projektu pierwsze trzy funkcje może pełnić jedna lub dwie osoby. Ważne jest jednak, aby one występowały i były dobrze zarysowane.
- Kontrakt
Na tym etapie zostaje zawarty kontrakt, który ma zwięźle, lecz jasno i jednoznacznie określać zakres systemu. Powinien on być wynikiem przeprowadzonych wcześniej szczegółowych analiz. Pozwoli to uniknąć w przyszłości ewentualnych problemów związanych z rozszerzeniem zakresu prac.
Istotną cechą kontraktu powinna być symetria zobowiązań. Wykonawca powinien oddawać poszczególne części projektu w określonych umową terminach, zaś klient powinien je na bieżąco weryfikować i odbierać. Ważne jest by możliwe było jednoznaczne rostrzygnięcie, czy dostarczony produkt jest poprawny i czy powinien być zatwierdzony przez klienta. Kontrakt powinien też określać sankcje jakie będzie powodować nie wywiązanie się z uzgodnionych zadań. Wszelkie niedomówienia mogą prowadzić do poważnych problemów i być wykorzystywane przez nierzetelnych kontrahentów.
- Wdrażanie
Tu zostaje określony scenariusz postępowania przy wdrażaniu systemu w firmie i następuje realizacja tego scenariusza.
Ważne jest by oddawać poszczególne etapy projektu na bieżąco. Należy wdrażanie systemu i zapoznawanie z nim użytkownika rozpocząć możliwie jak najwcześniej. Oceny i sugestie przyszłych użytkowników pozwalają na bieżąco wprowadzać zmiany i ulepszenia. Wprowadzanie takich poprawek później może być trudniejsze i kosztowniejsze, zaś klienci mogą nie być zadowoleni i ocena systemu będzie niższa.
- Walidacja
Na tym etapie następuje odpowiedź na pytanie na ile wymagania postawione na początku przez klienta zostały spełnione. Jeżeli projekt był prowadzony prawidłowo i proces wdrażania był dokonywany na bieżąco, to nie powinno być tu żadnych rozbieżności. Jeśli natomiast takie się pojawiły, konieczne jest albo wprowadzenie zmian do umowy, albo usunięcie niedociągnięć. Koszty tego ponosi strona, z winy której doszło do takiej sytuacji.
W przypadku pozytywnej walidacji, a jednoczesnego zgłoszenia przez klienta zapotrzebowania na nową funkcjonalność, konieczna jest renegocjacja kontraktu lub rozpoczęcie nowego projektu. Prawidłowo skonstruowany system powinien umożliwić bezproblemową rozbudowę, jednak koszty wprowadzania dodatkowego elementu będą większe niż gdyby został on uwzględniony od samego początku trwania projektu.
- Ocena efektywności
Ostatnim etapem jest ocena efektywności wdrożonego systemu informatycznego. Należy rozważać efektywność zarówno ekonomiczną jak i technologiczną. Wynikiem oceny powinno być określenie wielkości potencjału jakiego przysporzyła firmie informatyzacja. Powinny to być wymierne i zauważalne korzyści polegające na usprawnieniu procesów zachodzących w przedsiębiorstwie i zwiększeniu możliwości zarobkowych. Ważne jest też otrzymanie odpowiedzi na pytanie, czy realizacja jest najlepszą z możliwych.
Ocena ma posłużyć do stworzenia strategii związanych z kierunkiem dalszego rozwoju systemu informatycznego oraz z doskonaleniem procesów biznesowych w firmie, na które system ma wpływ. Podstawowym kryterium jest tu rozwój firmy i jej pozycja na rynku.
Podsumowanie pracy
Przedstawiony proces informatyzacji powinien być punktem widzenia zarówno jego twórców jak i odbiorców. Zadowolenie klienta i przysporzenie potencjału jego biznesowi jest niezbędnym czynnikiem decydującym o sukcesie rynkowym firmy dostarczającej takich usług. Duży wpływ mają na to modele i strategie biznesowe przyjęte przez firmę projektową. Wybranie niewłaściwych metod i brak znajomości mechanizmów działających na rynku oraz kierunków w jakich on podąża, może doprowadzić firmę do upadku, zaś jej klientów do dużych strat związanych z inwestycjami w system informatyczny, który nie będzie dalej rozwijany i nagle utracił swoją przyszłość. W kolejnych rozdziałach ukazano wpływ zjawiska Otwartego Oprogramowania na rozwój modeli i strategii biznesowych oraz na powstanie nowych narzędzi pozwalających lepiej konkurować na rynku. Zjawisko to trwale zmieniło oblicze przemysłu informatycznego i każda firma, która chce odnieść sukces na tym polu, powinna je rozumieć i uwzględniać.
[1]Przykładem mogą być młode firmy, które powstały niedawno i nie mają jeszcze ustalonych mechanizmów działania.
[2]Oprogramowanie na zamkniętych licencjach nie może być modyfikowane bez udziału jego twórcy.
[3]Łatwość rozbudowy i modyfikacji.