Efektywne kierowanie musi więc opierać się na racjonalnych decyzjach, podejmowanych przez menedżera w konsultacji ze współpracownikami. Podejmowanie decyzji uznaje się nawet za najważniejszą cześć planowania, będącego podstawowym czynnikiem w procesie kierowania. Sami kierownicy przyznają temu poglądowi rację, gdyż ich skuteczność działania często bywa oceniana na podstawie wyników podjętych decyzji. Podwładni także skłonni są przyznać rację takiemu poglądowi, gdyż większość decyzji kierowniczych dotyczy właśnie ich działania i pragną też uczestniczyć w ich podejmowaniu.
Podejmowanie decyzji jest to zatem proces myślowy polegający na świadomym ustaleniu kierunków i sposobów działania na podstawie ustalonych celów, posiadanych informacji i dobrze przemyślanej oceny – więc na rozstrzyganiu o tym jaką należy pracę wykonać (sporządzenie planu) i jak najlepiej ją wykonać, biorąc pod uwagę posiadane możliwości i przewidywane okoliczności działania.
Sposób podejmowania decyzji w głównej mierze zależy od stopnia złożoności problemu, który decyzja rozwiązuje.
Z punktu widzenia złożoności, problemy można podzielić na:
a) proste – tzw. bieżące, zwyczajne – mające charakter operatywny, których rozwiązanie nie jest specjalnie pracochłonne, trudne i kosztowne
b) złożone – tzw. podstawowe, zasadnicze – są one czasochłonne, skomplikowane pod względem rzeczowym i organizacyjnym, wymagają wielostronnych informacji i poważnych nakładów finansowych
c) bardzo złożone – tzw. wyjątkowe, nadzwyczajne – rozwiązywanie tych problemów wymaga przewidywania przyszłych wydarzeń, a więc warunków w jakich analizowany proces będzie zachodzić, i sił, które będą wpływać na ten proces.
Im jest on bardziej złożony, im wyższy jest stopień trudności jego rozwiązania – tym bardziej podejmowanie decyzji staje się procesem skomplikowanym, wymagającym działania zorganizowanego, uporządkowanego.
Decyzje menedżerskie muszą być wobec tego:
- dobrze przemyślane – tzn. muszą uwzględniać różne możliwe rozwiązania;
- podejmowane we właściwym czasie – wówczas kiedy wymagają tego nadchodzące zmiany;
- realne – powinny brać pod uwagę realne możliwości, a więc odrzucać nadmierny optymizm i przesadną ostrożność;
- ekonomiczne – powinny być wynikiem rzetelnych obliczeń, analiz i wnikliwego rozważenia wszelkich okoliczności;
- skuteczne – powinny być szybko i umiejętnie doprowadzone do wykonawców, zrozumiałe przez nich i wykonane.
Jakość podejmowanych decyzji rozstrzyga o powodzeniu lub niepowodzeniu menedżera, toteż wszelkie decyzje powinny być oparte nie tylko na wyczuciu i intuicji, lecz także na rzetelnej wiedzy, informacjach i wyobraźni decydenta.
Dobry menedżer powinien zatem dbać o jak najlepsze przygotowanie procesu decydowania – tzn. tworzyć wizję przyszłości i rozsądne jej scenariusze, szczegółowo przemyśleć cały program działania i pokonywać bariery utrudniające podejmowanie decyzji.
Menedżer musi pamiętać, że decydowania należy się nauczyć – konieczne jest stałe dokształcanie i kształcenie się w sztuce podejmowania decyzji.