Dobór środków komunikacji jest uzależniony od tego, co ma być treścią, przedmiotem komunikacji i z jaką sytuacją komunikacji mamy do czynienia. Można tu mówić o czterech możliwych sytuacjach:
- Komunikacja związana bezpośrednio z realizacją zadań bieżących
Ten typ komunikacji wymaga bezpośredniego komunikowania się w formie narad roboczych osób zaangażowanych bezpośrednio w dane zadanie z możliwością dyskusji i szybkiego podejmowania decyzji, jest też możliwe przekazywanie sobie pewnych i informacji na piśmie w formie krótkich notatek.
- Komunikacja związana z funkcjonowaniem organizacji i jej przyszłością
Ta sytuacja wymaga szerszych narad wszystkich jej członków, szerokich dyskusji, pobudzających artykułów w wewnętrznej gazetce, ankiet wśród wszystkich członków, w których będą mogli wyrazić swoje sądy, pomysły opinie.
- Komunikacja integrująca – wiążąca ludzi z organizacją, jej wartościami, wizją, perspektywami, mająca na celu zwiększyć motywację jej członków
Opiera się głównie na obserwacji postaw i zachowań liderów, a nie tylko na słuchaniu wygłaszanych przez nich manifestów, mogą tu być także zastosowane wspólne szkolenia, sesje „burzy mózgów D, dyskusje.
- Komunikacja porządkowa – komunikaty o charakterze informacyjnym
Chodzi tu o przekazywanie takich informacji jak np. zmiana adresów, numerów telefonów, godzin dyżurów, zmiany personalne na danych stanowiskach, przyjęcie nowych osób, zmiany zasad korzystania ze sprzętu czy lokalu itp. Ten typ komunikacji posługuje się zawiadomieniami na tablicy ogłoszeń czy krótkimi informacjami na piśmie przesyłanymi do poszczególnych komórek.[1]
Jak wynika z wcześniejszych rozważań nad teorią komunikacji istnieją trzy kanały komunikacji:
- Ustny (werbalny) – w cztery oczy, w małych grupach, na posiedzeniach, na większych naradach, walnych zebraniach, przez telefon, w trakcie szkolenia itp.
- Pisemny – w formie listu, notatki, sprawozdania, raportu, zawiadomienia na tablicy ogłoszeń, tekstu na ekranie komputera
- Wizualny – schematy, wykresy, fotografie, rysunki satyryczne, filmy, nagrania VHS.
Można więc urozmaicić nasze sposoby komunikacji. Wybierając dane środki dla przekazu naszego komunikatu trzeba sobie odpowiedzieć na pytania:
- jakie jest znaczenie tej informacji?
- jaki będzie najodpowiedniejszy środek do jej przekazania? Czy da się ją na tyle wyjaśnić i uprościć, aby można ją było przekazać w formie pisemnej czy graficznej bez dodatkowego komentarza, czy też jest na tyle skomplikowana, że lepiej przekazać ją ustnie stwarzając odbiorcom możliwość poproszenia o wyjaśnienia.
Prostym sposobem jest spytanie samego siebie w jakiej formie chciałbyś dostać daną informację. Pamiętajmy jednak o tym, że większość ludzi preferuje komunikację bezpośrednią w cztery oczy lub w małych grupach. Większość ludzi czuje strach, gdy ma coś powiedzieć przed większym audytorium, nie lubi także analizowania pisemnych informacji, szczególnie tych napisanych w języku urzędowym.
Komunikacja zewnętrzna
Nowoczesne organizacje muszą zarządzać nie tylko rozbudowanym systemem komunikacji wewnętrznej. Muszą także występować w roli informatora i promotora swojej działalności na zewnątrz.
Jednym z najważniejszych etapów w planowaniu skutecznej komunikacji zewnętrznej jest określenie celów komunikacji. Jeżeli nie określimy celu przed przystąpieniem do komunikowania się, nie będziemy mogli stwierdzić po jej zakończeniu, czy zrealizowaliśmy nasze zamierzenia. Czy czas, wysiłek pieniądze i inne środki włożone w te działania były opłacane.
Z badań naukowych wynika[2], że to, co zmieniało się przez długie okresy czasu nie da się tak szybko zmienić. Ostatnie 20 lat badań nad komunikowaniem się wykazuje, że na wiedzę i wyobrażenia o naszej organizacji można wpłynąć dość szybko, natomiast na nastawienie i poglądy długookresowo. Oznacza to, że cele komunikacji zewnętrznej trzeba ustalać wg określonej hierarchii. Obrazuje to przedstawiona poniżej piramida celów od krótkoterminowych do długoterminowych.
Przemiany społeczne
i kulturowe
zmiana zachowań zmiana nastawienia zmiana opinii
i poglądów
zmiany w wiedzy
i świadomości
i wyobrażeniach
o organizacji Długoterminowe
C
E
L
E
Krótkoterminowe
Wynika stąd, że po określeniu grupy odbiorców naszej komunikacji musimy także określić, co ma się stać po nadaniu komunikatu, czyli, co ci ludzie mają czuć, poznać, zrobić. Grupa ludzi do której chcemy dotrzeć przechodzi przez etap poznania, czucia i działania. Poprzez zrozumienie właściwej sekwencji tego modelu nasza organizacja może lepiej zaplanować skuteczny system komunikacji zewnętrznej.
