Jednym z najważniejszych zagadnień związanych z zarządzaniem przedsiębiorstwem jest kwestia dostępu do odpowiednich informacji. Postęp do informacji jest czynnikiem warunkującym skuteczność zarządzania przedsiębiorstwem, a zwłaszcza decydującym o zastosowaniu poprawnych lub właściwych kryteriów podejmowania decyzji menedżerskich. W warunkach niedostatku lub braku właściwych informacji decyzje menedżerskie obarczone są poważnym ryzykiem popełnienia błędu. Łatwy, szybki i tani dostęp do informacji jest czynnikiem decydującym o powodzeniu przedsięwzięć gospodarczych. Nowoczesne podejście do ekonomii wymaga, aby traktować informację jako „piąty zasób”, obok pracy, kapitału, ziemi i technologii.[1]
Posiadanie odpowiednich informacji rynkowych, finansowych, regulacyjnych i z zakresu przedsięwzięć polityki gospodarczej jest samoczynnym czynnikiem kreującym dochody. Dlatego, też można uważać, iż posiadanie, przetwarzanie i wykorzystywanie informacji stanowi istotne źródło—tworzenia dochodów. Rozwój międzynarodowych sieci informatycznych typu Internet wskazuje, że nośniki informacji, sama informacja i usługi z nią związane tworzą najszybciej chyba rosnący rynek świata.
Zarządzanie informacją można określić jako: „zbiór zasad, technik, systemów oraz urządzeń, które określają informacyjno – komunikacyjną strukturę przedsiębiorstwa, która jest podstawą procesów podejmowania decyzji”. Analiza rozległego obszaru zadań zarządzania informacją pozwala na stwierdzenie iż zarządzanie informacjami dotyczy każdego szczebla zarządzania w przedsiębiorstwie. Zatem można rozważać zarządzanie informacją na szczeblu operacyjnym, taktycznym i strategicznym.[2]
Informacja odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu, będąc fundamentem podejmowania decyzji, planowania, organizowania, motywowania oraz kontrolowania procesów w organizacji. Bez dostępu do odpowiednich informacji, menedżerowie byliby niczym nawigatorzy bez mapy, niezdolni do podejmowania świadomych decyzji, które mogłyby zapewnić sukces organizacji.
Podejmowanie decyzji jest jednym z najbardziej krytycznych aspektów zarządzania, gdzie informacja odgrywa nieocenioną rolę. Decyzje, zarówno strategiczne, jak i operacyjne, są oparte na analizie dostępnych danych. Menedżerowie muszą mieć dostęp do aktualnych i dokładnych informacji, aby móc ocenić różne opcje i wybrać tę, która przyniesie największe korzyści dla organizacji. Bez odpowiednich informacji, ryzyko podjęcia błędnych decyzji znacznie wzrasta, co może prowadzić do strat finansowych i reputacyjnych.
Planowanie to kolejny obszar, w którym informacja jest niezbędna. Dzięki niej organizacje mogą określać swoje cele, zadania oraz zasoby potrzebne do ich realizacji. Analiza danych z przeszłości pozwala na prognozowanie przyszłych trendów i przygotowanie odpowiednich planów. Informacja pomaga także w identyfikacji potencjalnych zagrożeń i okazji, co umożliwia lepsze przygotowanie się na przyszłość i unikanie nieprzyjemnych niespodzianek.
Organizowanie, jako funkcja zarządzania, również zależy od efektywnego przepływu informacji. Dzięki niej możliwa jest koordynacja działań różnych działów i jednostek organizacyjnych. Informacja pozwala na efektywne rozdzielenie zasobów oraz wyznaczenie odpowiedzialności i uprawnień. W dobrze zarządzanej organizacji informacja przepływa swobodnie między wszystkimi szczeblami, co zapewnia spójność działań i realizację celów w sposób harmonijny.
Motywowanie pracowników jest ściśle związane z dostępem do informacji. Informacje zwrotne na temat wyników pracy i postępów w realizacji zadań są kluczowe dla utrzymania wysokiego poziomu motywacji. Pracownicy, którzy są świadomi, jakie cele mają osiągnąć i jakie są wyniki ich pracy, czują się bardziej zaangażowani i zmotywowani do dalszego działania. Transparentność informacji sprzyja zaufaniu i zaangażowaniu, co przekłada się na lepszą atmosferę w pracy i większą efektywność zespołów.
Kontrolowanie procesów i realizacji celów organizacji również opiera się na informacji. Monitorowanie postępów wymaga stałego dostępu do danych, które pozwalają na bieżąco oceniać, czy organizacja zmierza w dobrym kierunku. Informacja jest podstawą do przeprowadzania audytów i analiz, które umożliwiają identyfikację potencjalnych problemów i wprowadzenie odpowiednich korekt. Dzięki temu organizacja może szybko reagować na zmiany i unikać poważniejszych komplikacji.
W dzisiejszym świecie, gdzie technologia odgrywa coraz większą rolę, zarządzanie informacją stało się jeszcze bardziej istotne. Nowoczesne systemy informacyjne umożliwiają gromadzenie, przetwarzanie i analizowanie ogromnych ilości danych w czasie rzeczywistym. Dzięki nim menedżerowie mają dostęp do narzędzi, które pozwalają na bardziej precyzyjne i efektywne zarządzanie organizacją. Jednakże, kluczem do sukcesu jest nie tylko posiadanie odpowiednich informacji, ale również umiejętność ich właściwego wykorzystania.
Podsumowując, informacja jest fundamentem zarządzania, wpływając na wszystkie jego aspekty. Od podejmowania decyzji, przez planowanie i organizowanie, aż po motywowanie i kontrolowanie, jej rola jest nieoceniona. W dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym, skuteczne zarządzanie informacją stanowi klucz do osiągnięcia sukcesu i przewagi konkurencyjnej.
[1] M. Bąk, P. Kulawczuk, M. Szczepaniec; Potrzeby informacyjne małych i średnich przedsiębiorstw, Raport na zlecenie KIG, maj 1996, s. 2.
[2] E. Kolbusz, Wybrane problemy metodologii zarządzania informacją, (w:) Firma i Rynek nr.13, Kwartalnik Naukowy Zachodniopomorskiej Szkoły Biznesu, Szczecin 1999, s. 23.