Skuteczność zarządzania zależy od posiadania informacji. Informacje decydują dzisiaj o inteligencji przedsiębiorstwa tj. o sposobie wykorzystania przez nie posiadanych możliwości, zdolnościach dostosowania się do nowych sytuacji i programowania swego rozwoju. Uważa się, że informacja jest dzisiaj czwartym obok ziemi, pracy, kapitału czynnikiem produkcji. Każde przedsiębiorstwo winno znać zatem swoje potrzeby informacyjne i wiedzieć jakie informacje są niezbędne kadrze kierowniczej do wykonywania swoich funkcji tworzenia orz realizacji programów i planów. Powinno też określić w jakim stopniu jego potrzeby informacyjne są zaspokajane, a także w jakim stopniu przepływy informacji służą menedżerom w odejmowaniu decyzji i sprawnym kierowaniu.
W rozumieniu potocznym informacją nazywa się dowolną wiadomość, na postawie której odbiorca podejmuje określone działania, czyli innymi słowy; przekazywane przez nadawcę pewnej treści będącej opisem, poleceniem, nakazem, zakazem lub zaleceniem, prośbą itp.
W tym rozumieniu informacja jest czynnikiem zmniejszającym niewiedzę. Informacja dociera do odbiorcy w postaci danych lub wiadomości. Dane są to surowe, nie poddane analizie fakty, liczby zdarzenia, znaki z których można opracować informację. Wiadomości natomiast są to komentarze do danych, raporty, teksty, wykresy, obrazy, rozmowy, objaśnienia danych, zjawisk czy zdarzeń.
W praktyce najczęściej za informację uważa się takie dane i wiadomości (pozytywne lub negatywne) które są odpowiednio przeanalizowane i uporządkowane i powiadamiają odbiorcę o sytuacji w jakimś zakresie.
W cybernetyce przekazywaną informację nazywa się komunikatem nadawanym przez nadawcę (układ komunikacyjny) za pomocą nadajnika do odbiorcy (układu informowanego) który odbiera treść komunikatu za pomocą odbiornika.
W ujęciu nauki o zarządzaniu przez informację rozumie się wiedzę dotyczącą celów tj. wiedzę potrzebną do określenia i realizacji zadań służących do osiągania celów organizacji, a ściślej właściwość, wiadomości lub sygnału polegającej na zmniejszeniu nieokreśloności lub niepewności co do stanu albo dalszego rozwoju sytuacji której ta wiadomość dotyczy.
Każda informacja charakteryzuje się pewnymi cechami do których należą:
- jakość
- aktualność
- istotność
- ścisłość
- cenność
- kompletność
- kosztowność
- dostępność
- spójność
- ekonomiczność
- powiązanie z zadaniami itp.
Dlatego też może ona być oceniana z punktu widzenia tych cech. One określają cenność informacji. Jednak trudno jest kwantyfikować cenność informacji.
Rysunek 1. Podstawowe funkcje informacyjnego systemu zarządzania
Źródło: opracowanie własne
Z punktu widzenia potrzeb kierownictwa można wyróżnić trzy rodzaje informacji:
- służące do podejmowania decyzji
- zapewniające komunikację pomiędzy przełożonymi i podwładnymi
- zaspokajające inne potrzeby użytkowników informacji
Z punktu widzenia potrzeb pracowników informacje można podzielić na:
- dotyczące całego przedsiębiorstwa (informacje orientujące)
- dotyczące warunków i rezultatów ich własnej pracy, a także pozycji ich w firmie
Pracowników interesują szczególnie takie informacje, jak: zagrożenie likwidacją lub redukcją ich stanowiska pracy, przedsięwzięcia podejmowane w zakresie ochrony zdrowia, polityki socjalnej. emerytalnej itp., przyszłe wynagrodzenie, istniejące trudności produkcyjne, ich przyczyny i środki zaradcze, zbyt wyrobów przedsiębiorstwa, niedobory surowców i ich przyczyny, właściciele, współwłaściciele firmy, akcjonariusze. Chcą oni także wiedzieć, jak nowe modele, reklama, działalność firm konkurencyjnych i zmiany w ich zakładzie wpływają na perspektywy jego rozwoju, gdyż te decydują o trwałości zatrudnienia i możliwościach wzrostu zarobków.
Szczególnie ważne są jednak informacje warunkujące skuteczne działanie firmy na rynku oraz związane z programowaniem jej przyszłości, tzn. tworzeniem przyszłej wizji przedsiębiorstwa i jego otoczenia. Już dzisiaj przedsiębiorstwa, dostosowując się do gospodarki rynkowej, muszą rozwiązywać coraz trudniejsze i coraz bardziej złożone zadania marketingowe i reagować szybko i elastycznie na zmieniające się warunki rynkowe i otoczenia. W przyszłości ich uzależnienie od rynku będzie jeszcze większe; rynek będzie bowiem decydował zasadniczo o ich egzystencji i rozwoju.
Aby przedsiębiorstwo mogło posiąść wszystkie te niezbędne informacje, trzeba ustalić ich źródła i sposoby pozyskiwania. Źródła te mogą być bardzo zróżnicowane, a obserwacja wszystkiego jest niemożliwa, ponadto jest zbyt kosztowna – nawet dla wielkiej korporacji.
Toteż, mimo iż komputer umożliwia przedsiębiorstwu magazynowanie prawie niezliczonej liczby danych, źródła te powinny być wyraźnie określone. W nowocześnie zarządzanych firmach stosuje się tzw. monitoring – nowy system wczesnego ostrzegania i sygnalizowania szans i niebezpieczeństw, który umożliwia obserwowanie nie tylko rynku, ale również ważnych dla przedsiębiorstwa dziedzin w celu poznania pojawiających się tendencji rozwoju. Źródłami informacji dla monitoringu mogą być przykładowo:
- publikacje organów planistycznych, prognozujących rozwój społeczno-gospodarczy,
- ogłoszenia organów rejestrujących podmioty gospodarcze oraz organów podatkowych i przekształceń własnościowych,
- statystyki i informacje z badań naukowych,
- dzienniki i czasopisma fachowe,
- środki masowego przekazu,
- Internet
- biuletyny i gazety zakładowe,
- wykłady specjalistyczne,
- narady i konferencje naukowe (a także międzydyscyplinarne),
- sprawozdania z badań rynku,
- informacje branżowe,
- eksperymenty i ekspertyzy,
- raporty służb pracujących na zewnątrz przedsiębiorstwa,
- giełdy towarowe i wystawy,
- reklamacje klientów i narady z klientami,
- własne badania rynku (sondaże).
Każde przedsiębiorstwo powinno określić najważniejsze i najlepsze źródła informacji, czyli najważniejsze swoje odniesienia i wagę tych odniesień, a także wyodrębnić komórkę sztabową zajmującą się zbieraniem, gromadzeniem i przekazywaniem kierownictwu odpowiednio uporządkowanych i skondensowanych informacji, powinno więc sobie stworzyć bazę danych o otoczeniu. Skuteczność modelu takiej bazy przedstawia.