Trudno dziś wyobrazić sobie nowoczesną, liczącą się na rynku firmę bez sprawnie działającego komputerowego systemu wspomagającego zarządzanie. Konieczność planowania i kontroli procesów produkcyjnych w powiązaniu z dostawcami i odbiorcami wpłynęła na konieczność stworzenia nowego modelu systemów informatycznych – ERP (Enterprise Resources Planning, czyli planowanie zasobów przedsiębiorstwa). Aplikacje ERP są adresowane przede wszystkim do firm produkcyjnych, zapewniając optymalizację zasobów i procesów wewnętrznych przedsiębiorstwa. ERP umożliwił też rozszerzenie zakresu sterowania łańcuchem dostaw poza przedsiębiorstwem i na kontrolowanie powiązań rynkowych.
Jednak już po kilku latach od pojawienia się ERP okazało się, że system ten nie zawsze może zaspokoić wszystkie potrzeby firm. W dobie Internetu, aby osiągnąć przewagę konkurencyjną, nie wystarczy usprawnienie procesów wewnątrz firmy – zarządzanie dostępnością towarów, ceną, jakością produktów i usług. Obecnie żadna firma nie utrzyma się na rynku bez stałej współpracy ze swoimi partnerami biznesowymi. Wartością coraz bardziej liczącą się w biznesie jest jakość przepływu informacji między kooperantami, i to właśnie powinien umożliwić system informatyczny.
Aby zaspokoić te potrzeby, producenci ERP opracowali system ERPII, który uwzględnia także zewnętrzne elementy środowiska biznesowego, takie jak chociażby partnerów biznesowych. Definicja ERPII podawana przez Gartner Group określa system jako strategię biznesową i zbiór specyficznych dla poszczególnych branż aplikacji, które generują wartości dla klientów i udziałowców przez udostępnienie i optymalizację procesów zarówno wewnątrz firmy, jak i między firmami partnerskimi.
Wśród wymienionych procesów obsługiwanych przez ERPII wyróżnia się procesy finansowe w zakresie: księgowości, zakupów, rejestracji zamówień, sprzedaży, kosztorysowania, a wśród procesów operacyjnych powinny znajdować się te, które umożliwiają współpracę z partnerami przedsiębiorstwa w zakresie udostępniania im informacji na temat wspólnych procesów.
ERPII jest rozwinięciem idei tradycyjnego ERP, jednak zmianie uległa rola systemu. Z technicznego punktu widzenia architektura ERPII bazuje na sieci i składa się z komponentów (ERP składa się z modułów). To z kolei pozwala na łatwą integrację z innymi systemami i na aktywny oraz natychmiastowy udział w całym łańcuchu wymiany informacji między partnerami biznesowymi. Biorąc pod uwagę zadania, jakie spełnia ERPII, nie powinien on być postrzegany wyłącznie jako informatyczny system wspomagający zarządzanie przedsiębiorstwem, wzbogacony o możliwość e-businessu, lecz jako strategia biznesowa dla firmy. ERPII jest w stanie zwiększyć efektywność procesów biznesowych przedsiębiorstwa także w relacjach ze środowiskiem zewnętrznym.
Zdaniem Gartner Group systemy zamknięte, takie jak ERP, już za kilka lat nie będą miały racji bytu w dobie c-commerce, czyli elektronicznych interakcji biznesowych, zachodzących między personelem firmy, partnerami biznesowymi i klientami w ramach jednej społeczności handlowej. W erze „globalnej wioski” firmy muszą utrzymywać z klientami i partnerami relacje ściślejsze niż kilka lat temu. Koncepcja tradycyjnych systemów ERP przestaje pasować do współczesnych realiów ekonomiczno-gospodarczo-technologicznych. Dlatego firmy, które chcą zyskać na konkurencyjności, już teraz powinny zacząć planować migrację oprogramowania z ERP do ERPII.
Marek Suszczyk