Czynniki warunkujące skuteczność systemu informacji

Obowiązkiem zarządzających przedsiębiorstwem jest znajomość potrzeb informacyjnych i ustalenie, które informacje są niezbędne do podjęcia określonych decyzji czy wykony­wania podstawowych funkcji; działalności badawczo-rozwojowej, produk­cyjnej i marketingowej oraz tworzenia i realizacji planów i programów. Powinna także określić, jakie potrzeby informacyjne są zaspokajane w do­statecznym stopniu, a jakie nie są w ogóle zaspokajane, w jakim stopniu przepływy informacji służą kierownikom w podejmowaniu decyzji i skutecz­nym zarządzaniu. Potrzeby te powinny być określone w sposób fachowy i w miarę dokładnie przez kompetentnych specjalistów, aby informacje pozyskiwane i gromadzone przez przedsiębiorstwo były jak najbardziej kompleksowe, aktualne i cenne (wartościowe), tak by mogło ono szybko i elastycznie reagować na zmieniające się warunki rynkowe i otoczenia, tworzyć wizję przyszłości i wytyczać plany i działania urzeczywistniające te wizję.

Budując system informacji należy ustalić treść i zakres informacji w zależności od potrzeb oraz odpowiednią mapę informacyjną (punkty uzyskiwania informacji, węzły informacyjne, tj. stanowiska, na których wykonywane są czynności informacyjne oraz linie przepływu informacji między tymi węzłami), bank informacji, algorytmy przetwarzania i sposoby korzystania z zasobów informacji. Chodzi o ustalenie zakresu i liczby informacji pochodzących z różnych źródeł, a wymagających odpowiedniego uporządkowania, rzeczowości, poprawności semantycznej, zwięzłości i bez­pośredniości. Zakres informacji, ich treść czy kierunki przepływu (we­wnętrzny i skierowany na otoczenie) powinny być rozpatrywane w ścisłym związku ze strukturą organizacyjną przedsiębiorstwa. Informacje muszą być: dostosowane do funkcji i poziomu kierowania; wyższym poziomom kiero­wania należy dostarczać informacje bardziej syntetyczne o szerokim zakresie tematycznym, charakteryzujące zjawiska i procesy pod względem iloś­ciowym i jakościowym, zaś na niższych poziomach kierowania informacje powinny mieć charakter bardziej szczegółowy, o ograniczonym zasięgu tematycznym.[1]