Operatywny system informacji służy do bezpośredniego zarządzania potencjałem firmy (kadrowym, produkcyjnym, technicznym, finansowym itp.) zgodnie z potrzebami wynikającymi ze współpracy z otoczeniem jej działania. Zawiera on odpowiednie informacje, które mają wpływ na efektywność jej funkcjonowania jako całości, a więc na wszystkie jej dziedziny i występujące między nimi powiązania.
Informacje te, zwane wewnętrznymi (zakładowymi), dotyczą celów przedsiębiorstwa, jego rozwoju, struktury organizacyjnej, podziału pracy, danych technicznych, zużycia materiałów, logistyki ich przepływu, komunikacji wewnętrznej i wielu innych szczegółowych procesów i zjawisk. Właściwe ich sprecyzowanie i wykorzystanie należy do najważniejszych zadań zarządzania. Jest to szczególnie ważne w firmach, które mają kilka współpracujących ze sobą systemów zarządzania, wobec czego potrzebna jest organizacja ich współdziałania. Niedokładne informacje w jednym systemie mogą spowodować poważne skutki w działaniu całego zintegrowanego systemu. Dlatego też kierownictwo firmy powinno dokładnie zaprojektować system sterowania podstawową działalnością firmy i kanały przepływu informacji. Stanowi to zasadniczy warunek niezawodności jej funkcjonowania, rozumianej jako względnie trwała zdolność do wykonywania wyznaczonych funkcji i zadań.
Każde przedsiębiorstwo składa się z dwóch podsystemów sterującego i sterowanego – wzajemnie związanych informacją. Informacja jest tworzona przez podsystem sterujący (kierownictwo) i realizujący proces zarządzania, a następnie przekazywana w postaci decyzji do wykonania podsystemowi sterowanemu.
Oczywiście, informacje są także generowane przez system wykonawczy, ale nie mają one mocy obowiązującej i mogą (powinny) spełniać jedynie rolę inspirującą w procesie przygotowania decyzji. Dobra decyzja powinna naturalnie te informacje uwzględniać i być ich pochodną.
Informacje wewnętrzne nie mają jednorodnego charakteru, co sprawia. że trudno je uczynić obszarem specjalizacji eksperta względnie systemu. Systemy informacyjne wrastają bowiem w procesy, struktury i sposoby działania każdej organizacji, a złożona technika informacyjna staje się coraz bardziej narzędziem optymalnego kształtowania wszelkich procesów (wytwarzania. planowania, kontrolowania itp.), struktur (organizacyjnych) i funkcji. Zarówno kierownictwo, jak i poszczególne komórki organizacyjne mają swoje potrzeby informacyjne, często wyspecjalizowane. Wiele zadań informacyjnych menedżerów przejmują bazy danych i sieci informacyjne, zapewniające dane wielostronne i szczegółowe, służące do wielu celów i przydatne na różnych stanowiskach i szczeblach zarządzania. Utrudnia to przypisywanie konkretnym stanowiskom konkretnych informacji i skłania do budowy systemu informacji bardziej uniwersalnego o bogatszym zasobie informacji, z którego menedżerowie sami dokonują wyboru informacji przy uwzględnieniu ich rangi dla decyzji.
Stosowanie nowoczesnej techniki informacyjnej (informatyki) znakomicie poprawia jakość operatywnego systemu informacji. Następuje skrócenie dróg przepływu informacji, rośnie szybkość ich przetwarzania, zwiększa się możliwość rozwiązywania kompleksowych (zalgorytmizowanych) zadań o dużej pracochłonności, co znakomicie ułatwia wymianę informacji, wewnętrzne komunikowanie się i przebieg pracy, a także sterowanie wszystkimi rodzajami działalności firmy i ich koordynację wewnętrzną.
Nie oznacza to jednak, że zinformatyzowany system informacji zapewnia również właściwy ich przepływ między kierownictwem a pracownikami. Przeciwnie, najczęściej ten proces zubaża, depersonifikuje i utrudnia tworzenie partnerskich stosunków w przedsiębiorstwie, gdyż kontakt z przełożonym jest często zastępowany przez kontakt z komputerem czy innym środkiem komunikacji (np. fax, tablica informacyjna, biuletyn).
Dla tworzenia partnerskich stosunków w przedsiębiorstwie i klimatu wzajemnego zaufania oraz poszanowania, a także zrozumienia dla podejmowanych przedsięwzięć konieczne są także bezpośrednie kontakty menedżerów z pracownikami, bezpośrednia wymiana informacji i stworzenie informacyjnego sprzężenia zwrotnego między nimi. Oznacza to, że potrzebne są różne formy przekazywania informacji, zarówno za pomocą środków nowoczesnej techniki, jak i w sposób otwarty, prosty, bez pośrednictwa komputera.
[za miesiąc przedostatnia część tej pracy magisterskiej]